Zalety i wady pracy zdalnej dla zespołów IT

Praca zdalna stała się powszechnym rozwiązaniem w wielu branżach, a zwłaszcza w IT. Choć oferuje liczne korzyści, niesie ze sobą również pewne wyzwania. W niniejszym artykule omówimy główne zalety i wady pracy zdalnej dla zespołów IT. Na koniec wskażemy jak w praktyce wygląda to w naszej firmie.

Praca zdalna – co to takiego?

Praca zdalna (z ang. home office, czyli domowe biuro/praca z domu), często nazywana telepracą lub pracą na odległość, polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza tradycyjnym biurem, zazwyczaj w domu lub w dowolnym innym miejscu. W ostatnich latach, zwłaszcza w kontekście globalnej pandemii COVID-19 wiele firm wprowadziło model pracy zdalnej jako standardowy element swojej działalności.

Badania rynkowe wskazują, że popularność pracy zdalnej zaczyna sukcesywnie spadać. Jeszcze w latach 2022-2023 zdalnie pracowało około 34 proc. Polek i Polaków. Według danych z początku 2024 roku jest to już około 28 proc. Z kolei jak wynika z analiz firmy EY aż 88% firm w Polsce, które wdrożyło pracę zdalną, stawia na model hybrydowy w którym pracownicy łączą pracę zdalną z pracą w biurze, elastycznie dostosowując swój harmonogram do potrzeb i zadań. 

Polskie przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej

W Polsce przepisy Kodeksu pracy, dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. Przed wprowadzeniem tych przepisów, praca zdalna była regulowana przez przepisy zawarte w ustawie z dnia 2 marca 2020 roku, które były związane z przeciwdziałaniem COVID-19.

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy: praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – jest to wtedy tzw. praca zdalna.

Dodatkowo, zasady pracy zdalnej powinny być ustalone w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, w regulaminie, poleceniu pracodawcy lub w umowie z pracownikiem. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne materiały i narzędzia pracy, szkolenia oraz wsparcie techniczne. Pracodawca musi również pokryć koszty związane z instalacją, serwisowaniem, eksploatacją i konserwacją tych narzędzi oraz wdrożyć odpowiednie regulacje w postaci regulaminu pracy zdalnej.

Praca zdalna w zespołach IT

Dzięki rozwojowi technologii informacyjno-komunikacyjnych, praca zdalna stała się popularna i możliwa do realizacji w różnych branżach, w tym w sektorze IT i  marketingu. Jak to wygląda w praktyce? Telepraca w zespołach IT zazwyczaj opiera się na wykorzystaniu nowoczesnych technologii, takich jak Internet, oprogramowanie do wideokonferencji, platformy do zarządzania projektami oraz narzędzia do współpracy online.

Wideokonferencje stały się nieodzownym elementem pracy zdalnej. Narzędzia takie jak Zoom i Microsoft Teams umożliwiają zespołom IT przeprowadzanie spotkań w czasie rzeczywistym, niezależnie od miejsca, w którym znajdują się uczestnicy. Narzędzia takie jak Google Workspace (dawniej G Suite) i Slack ułatwiają codzienną komunikację i współpracę między członkami zespołu. Efektywne zarządzanie projektami zdalnymi wymaga odpowiednich narzędzi. Platformy takie jak Asana i Trello pozwalają na śledzenie postępów prac, przydzielanie zadań, ustalanie terminów i monitorowanie wykonania. Dzięki nim menedżerowie projektów mogą łatwo koordynować działania zespołów, a pracownicy mają jasno określone zadania i terminy.

Praca zdalna przynosi wiele korzyści, takich jak większa elastyczność, oszczędność czasu na dojazdy oraz możliwość zatrudniania talentów IT z różnych regionów świata. Jednakże, wiąże się również z wyzwaniami, takimi jak potrzeba utrzymania motywacji i zaangażowania pracowników, zarządzanie czasem oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych. Kluczowe jest wprowadzenie odpowiednich praktyk zarządzania, regularne komunikowanie się oraz inwestowanie w rozwój kompetencji cyfrowych pracowników.

Zalety pracy zdalnej w zespołach IT

Korzyści jakie daje praca w trybie home office to m.in.:

1. Oszczędność kosztów

Firmy, które decydują się na model pracy zdalnej, mogą znacząco zredukować koszty związane z wynajmem i utrzymaniem biur. Nie ma potrzeby wynajmowania dużych przestrzeni biurowych w drogich lokalizacjach, co może prowadzić do oszczędności rzędu tysięcy złotych miesięcznie. Firma może wynajmować jedynie małe biuro na spotkania i ważne wydarzenia, podczas gdy większość pracowników pracuje zdalnie.

Oszczędności nie kończą się na wynajmie biur. Praca zdalna redukuje również wydatki na codzienne funkcjonowanie biura, takie jak rachunki za prąd, wodę, Internet, sprzęt biurowy czy zaopatrzenie w kawę i przekąski. W skali roku, takie oszczędności mogą stanowić znaczną kwotę.

2. Zwiększona produktywność

Jednym z największych czynników zwiększających produktywność jest eliminacja codziennych dojazdów do pracy. Pracownicy mogą zaoszczędzić czas, który wcześniej spędzali w korkach lub w środkach transportu publicznego. Osoba dojeżdżająca do biura godzinę w jedną stronę teraz może ten czas poświęcić na bardziej efektywną pracę lub odpoczynek, co poprawia jej produktywność.

Wielu pracowników IT twierdzi, że praca w domu pozwala im na większe skupienie i produktywność. Brak biurowych rozpraszaczy oraz możliwość pracy w preferowanym środowisku sprzyjają efektywności. Przykładem może być programista, który w zaciszu domowym, bez hałasu biura, pisze kod znacznie szybciej i z mniejszą ilością błędów.

Praca na odległość często wiąże się również z większą autonomią w wykonywaniu zadań. Członkowie zespołu mają większą swobodę w zarządzaniu swoim czasem i priorytetami, co może prowadzić do zwiększenia motywacji i zaangażowania.

3. Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Praca w trybie home office umożliwia pracownikom spędzanie więcej czasu z rodziną i realizowanie swoich pasji. To z kolei może prowadzić do większej satysfakcji z życia i zmniejszenia poziomu stresu. Praca zdalna eliminuje czas spędzany na dojazdy, co daje pracownikom dodatkowe godziny każdego dnia. Czas ten można przeznaczyć na rozwijanie hobby, aktywność fizyczną, czy relaks.

4. Większa elastyczność

Pracownicy zdalni mogą pracować z dowolnego miejsca na świecie, co daje im możliwość podróżowania bez rezygnacji z pracy. Na przykład, programista może spędzić zimę pracując z ciepłego kraju, co może pozytywnie wpłynąć na jego samopoczucie i motywację. Dodatkowo, możliwość pracy z różnych miejsc umożliwia pracownikom tworzenie środowiska pracy najbardziej sprzyjającego ich stylowi pracy, np. w domowym biurze czy ogrodzie lub w kawiarniach.

5. Szerszy dostęp do talentów

Dzięki pracy zdalnej firmy mogą rekrutować pracowników z całego świata, co znacząco zwiększa pulę dostępnych talentów. Rekrutacja zdalna pozwala również firmom zatrudniać osoby z różnych środowisk, co może prowadzić do większej różnorodności w zespole. Zespoły złożone z osób o różnych doświadczeniach i perspektywach mogą być bardziej innowacyjne i lepiej radzić sobie z rozwiązywaniem problemów.

Wady pracy zdalnej w zespołach IT

Wyzwania jakie można napotkać w pracy zdalnej to m.in.:

1. Brak bezpośredniego kontaktu

Komunikacja zdalna, mimo dostępności różnych narzędzi, może nie zastąpić bezpośrednich interakcji. Brak codziennych spotkań twarzą w twarz może utrudniać budowanie relacji oraz współpracę w zespole. Pracownicy nie mogą szybko zapytać kolegi o radę czy wyjaśnienie, co może opóźniać realizację zadań. Programista, który napotka problem z kodem, musi czekać na odpowiedź przez komunikator lub e-mail od współpracownika zamiast szybko uzyskać pomoc na miejscu.

Dodatkowo, komunikacja w formie pisemnej, takiej jak e-maile czy wiadomości tekstowe, może być mniej jasna i bardziej podatna na nieporozumienia. Ton i intencje mogą być trudne do odczytania bez dodatkowych kontekstów wizualnych i słuchowych. Menedżer może przypadkowo urazić pracownika, przekazując krytykę w e-mailu, która brzmi ostrzej niż była zamierzona.

W biurze często dochodzi do spontanicznych rozmów i burz mózgów, które mogą prowadzić do nowych pomysłów i innowacji. Pracując zdalnie, te nieformalne spotkania są rzadsze. Dla przykładu, zespół marketingowy może stracić cenne pomysły, które mogłyby pojawić się w trakcie przypadkowych rozmów przy kawie.

2. Izolacja społeczna

Praca zdalna może prowadzić do poczucia osamotnienia, ponieważ pracownicy spędzają większość czasu w domu, z dala od kolegów z pracy. Brak codziennego kontaktu z zespołem może prowadzić do uczucia izolacji. Nowy członek zespołu może mieć trudności z nawiązaniem relacji i poczuciem przynależności do grupy.

W efekcie u osoby pracującej na odległość może dojść do poczucia izolacji i spadku motywacji. Menedżerowie powinni aktywnie dbać o utrzymanie zaangażowania swoich pracowników, organizując regularne spotkania zespołowe, wirtualne integracje czy wspólne projekty. Ważne jest również docenianie wysiłków pracowników i oferowanie im wsparcia, gdy tego potrzebują.

3. Wyzwania w zarządzaniu zespołem

Zarządzanie zespołem rozproszonym geograficznie może być trudniejsze. Wymaga to nowych umiejętności i narzędzi do monitorowania postępów oraz zapewnienia efektywnej komunikacji.

Bez fizycznej obecności w biurze, menedżerowie mogą mieć trudności z monitorowaniem postępów pracy poszczególnych członków zespołu IT. Rozwiązaniem może być wdrożenie narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Jira, Asana czy Trello, które pozwalają na śledzenie zadań i terminów. Kluczowe jest ustalanie jasnych celów i regularne raportowanie wyników, co pozwala na bieżąco oceniać postępy i wprowadzać ewentualne korekty.

W warunkach pracy zdalnej, również rozwój zawodowy pracowników może zostać zaniedbany. Dlatego menedżerowie powinni zapewnić dostęp do szkoleń online, webinariów i innych form edukacji. Regularne feedbacki i sesje mentoringowe również mogą pomóc w rozwoju umiejętności pracowników i utrzymaniu ich na ścieżce kariery.

4. Ryzyko wypalenia zawodowego

Praca zdalna może prowadzić do problemów z oddzieleniem obowiązków zawodowych od życia prywatnego. Brak fizycznego oddzielenia przestrzeni pracy od przestrzeni domowej może powodować, że pracownicy mają trudności z "wyłączeniem się" po godzinach pracy. Na przykład, pracownik może czuć się zobowiązany do odpowiadania na e-maile poza standardowymi godzinami pracy, co prowadzi do nadmiernego obciążenia i stresu.

W biurze pracownicy często mają ustalone przerwy na lunch czy kawę, które pomagają w odpoczynku i regeneracji. Pracując zdalnie, łatwo jest zaniedbać te przerwy i pracować bez przerwy przez wiele godzin, co prowadzi do zmęczenia i obniżenia efektywności.

5. Problemy techniczne

Praca zdalna opiera się na technologii, która może zawodzić. Problemy z Internetem, oprogramowaniem czy sprzętem mogą powodować opóźnienia i frustracje, zwłaszcza gdy pomoc techniczna jest ograniczona. Telepraca wymaga niezawodnego sprzętu i stabilnego połączenia internetowego. Regularne aktualizacje oprogramowania i szybka reakcja na problemy techniczne są kluczowe dla utrzymania płynności pracy.

Podsumowanie

Praca zdalna w branży IT oferuje wiele korzyści, takich jak większa elastyczność, oszczędność kosztów i lepszy dostęp do talentów. Niemniej jednak, wiąże się także z wyzwaniami, takimi jak brak bezpośredniego kontaktu, izolacja społeczna czy trudności w zarządzaniu zespołem. Klucz do sukcesu leży w odpowiednim zarządzaniu tymi aspektami, aby maksymalizować korzyści płynące z pracy zdalnej, jednocześnie minimalizując jej wady.

Dla firm IT ważne jest, aby wdrażać skuteczne strategie i narzędzia wspierające pracowników zdalnych oraz dbać o ich dobrostan, co w efekcie przełoży się na ich produktywność i satysfakcję z pracy.

---

Jak działa zespół IT w PESI?

1. Praca zdalna w PESI: elastyczność i komfort na pierwszym miejscu

W firmie PESI wierzymy, że kluczem do sukcesu jest zapewnienie członkom naszego zespołu komfortu i elastyczności w wyborze miejsca pracy. Dlatego też oferujemy naszym specjalistom pełną swobodę w decydowaniu, czy chcą pracować zdalnie, w biurze, czy może w modelu hybrydowym. Niezależnie od wybranej opcji, zawsze dbamy o to, aby mieli dostęp do najlepszych narzędzi i technologii, które umożliwiają im efektywne wykonywanie swoich obowiązków.

2. Wsparcie techniczne i narzędzia

Jeśli któryś członek naszego zespołu wybiera pracę zdalną, zapewniamy mu odpowiedni sprzęt do pracy. W razie potrzeby dostarczamy do wskazanej przez niego lokalizacji firmowy laptop, monitor i inne urządzenia, aby mógł wykonywać swoje zadania w komfortowych warunkach. Dbamy o to, by każdy miał dostęp do skrzynek mailowych, wideokonferencji, komunikatora i specjalistycznych programów – w tym naszego autorskiego programu do zarządzania projektami.

Z uwagi na specyfikę naszej branży, dostępne na rynku narzędzia nie spełniały bowiem naszych oczekiwań, dlatego siłami naszego zespołu IT stworzyliśmy własne, autorskie rozwiązanie. Dedykowane oprogramowanie zautomatyzowało wiele procesów i idealnie odpowiada na potrzeby naszej firmy i naszych specjalistów. Nasz system został już wdrożony w kilku firmach a wkrótce planujemy wprowadzić je na rynek.

3. Przestrzeń biurowa zawsze dostępna

Dla tych, którzy preferują pracę w biurze, zawsze mamy przygotowane stanowiska pracy. Nasze biuro jest nowocześnie wyposażone, oferując wygodne warunki do pracy i integracji z zespołem. Nawet jeśli nasz specjalista zazwyczaj pracuje zdalnie, ma możliwość korzystania z biura, kiedy tylko tego potrzebuje. Taka elastyczność pozwala na lepsze dopasowanie trybu pracy do indywidualnych potrzeb i stylu życia każdego członka naszego zespołu.

4. Wewnętrzna komunikacja i wymiana dokumentów

W PESI w dużej mierze korzystamy z wewnętrznej struktury do wymiany dokumentów, co zapewnia bezpieczeństwo i szybki dostęp do potrzebnych informacji. Regularnie organizujemy wideokonferencje, które ułatwiają komunikację i współpracę pomiędzy zespołami. Dzięki temu, nawet pracując zdalnie, ludzie czują się częścią większej społeczności i mają stały kontakt z kolegami z pracy.

5. Integracja i dobra atmosfera

Aby budować dobrą atmosferę w zespole, organizujemy cykliczne spotkania integracyjne. Są to okazje do osobistych spotkań, wymiany doświadczeń i zacieśniania więzi. W ustalony z wszystkimi dzień, kończymy wcześniej pracę i wychodzimy do escaperoomu czy baru. Wierzymy, że regularne spotkania poza pracą sprzyjają lepszemu zrozumieniu i współpracy na co dzień.

6. Elastyczne godziny pracy

Kolejnym atutem pracy w PESI jest elastyczność godzin pracy. Nasi specjaliści IT sami decydują, w jakich godzinach chcą pracować. Standardowy czas pracy wynosi u nas 7 godzin dziennie, co w porównaniu z 8-godzinnym dniem pracy w innych firmach, przyczynia się do większej efektywności i lepszych pomysłów. Zaobserwowaliśmy, że mniejsza liczba godzin pracy przekłada się na większą kreatywność, zaangażowanie i satysfakcję z wykonywanych zadań.

Podsumowanie

W PESI stawiamy na elastyczność, komfort i wsparcie techniczne, aby nasi pracownicy mogli w pełni realizować swoje zawodowe pasje. Niezależnie od wybranego trybu pracy, zawsze jesteśmy gotowi dostarczyć najlepsze narzędzia i stworzyć idealne warunki do pracy, dbając jednocześnie o integrację i dobrą atmosferę w zespole. Dzięki temu nasi specjaliści są bardziej efektywni, kreatywni i zadowoleni z pracy, co przekłada się na sukces całej firmy.