Dedykowany system ERP. Intuicyjny system zarządzania zadaniami i czasem pracy

Czy masz pewność, że dane Twojej firmy są w pełni bezpieczne? Czy wiesz dokładnie, kto ma do nich dostęp i jak są wykorzystywane? W dobie rosnących cyberzagrożeń i coraz bardziej złożonych procesów brak kontroli nad przepływem informacji to duże ryzyko, na które firma nie może sobie pozwolić. Na szczęście istnieją rozwiązania, które pozwalają na ścisłą kontrolę przepływu danych oraz tego, kto ma do nich dostęp – dedykowane systemy ERP. W tym artykule analizujemy, czy wdrożenie narzędzia stworzonego specjalnie na potrzeby Twojej firmy jest inwestycją nie tylko w efektywność, ale przede wszystkim w bezpieczeństwo i kontrolę. Wyjaśnimy, jak dedykowany system ERP pozwala zachować ścisłą kontrolę nad najważniejszymi danymi i procesami, minimalizując ryzyko. Odpowiemy również na pytania, jakie mechanizmy za tym stoją i jakie korzyści może to przynieść Twojej firmie.

Czym jest system ERP?

Warto rozpocząć od wyjaśnienia, czym jest system ERP (Enterprise Resource Planning) i jakie są jego podstawowe funkcje - to nowoczesny i zintegrowany system do zarządzania procesami biznesowymi, które zachodzą wewnątrz danej organizacji lub przedsiębiorstwa. Co to oznacza w praktyce? W zależności od realnych potrzeb i wymagań finalnych użytkowników, narzędzie to może skupiać się na konkretnych obszarach działalności. Jego podstawową funkcją jest połączenie danych i działań z różnych działów – takich jak finanse, HR, produkcja czy sprzedaż – w jednym, spójnym systemie informatycznym. Eliminuje to potrzebę korzystania z wielu rozproszonych narzędzi i zapewnia jednolity obraz działalności przedsiębiorstwa. To generuje kolejne korzyści, wyraźnie zwiększając kontrolę nad gromadzonymi danymi. Dodatkowo, wszelkie pliki stają się doskonale zabezpieczone, eliminując ryzyko niewłaściwych praktyk i podnosząc poziom optymalizacji.

Jakie są atuty dedykowanych systemów ERP?

Elastyczność i personalizacja

Ogromnym atutem nowoczesnych systemów ERP jest możliwość szybkiego i łatwego dostosowania funkcjonalności do specyfiki danej branży oraz samej firmy. Zainstalowane moduły sprawiają, że profesjonalny system ERP gwarantuje elastyczność w kwestii kompleksowej personalizacji narzędzia. Przedsiębiorstwo zyskuje w pełni zautomatyzowany program, a nie jedynie sztywne oprogramowanie, do którego należy się dopasować. Dzięki takiej strategii, nowoczesny system ERP rozwija się wraz z samą firmą, oferując wsparcie wszędzie tam gdzie jest ono najbardziej potrzebne.

Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych jest obecnie niezwykle poważnym i częstym problemem. Coraz większa liczba cyberataków sprawia, że zagrożone są gromadzone informacje, a tym samym reputacja samego przedsiębiorstwa. Profesjonalny system ERP eliminuje również ten problem! Użytkownicy otrzymują pełną kontrolę nad danymi. Odpowiednio zaprojektowany system zapewnia skuteczną asekurację, bez utraty zdolności do błyskawicznego reagowania na potencjalne zmiany i potrzeby. Możliwa jest zatem sprawna optymalizacja procedur wewnątrz firmowej infrastruktury, bez względu na obszar działalności lub skalę prowadzonego biznesu.

Skalowalność

Kolejną zaletą systemów ERP jest skalowalność. Wybór rozwiązania, które umożliwia swobodną rozbudowę modułów jest bardzo wygodny, ale jednocześnie ekonomiczny. Przedsiębiorca nie musi bowiem wymieniać systemu operacyjnego za każdym razem, gdy konieczna jest aktualizacja narzędzi. Nowoczesny system ERP wyróżnia się sporą elastycznością oferowanych modułów, co gwarantuje uniwersalność rozwiązania. Wówczas, nawet szybka ekspansja firmy nie zaburza harmonogramu prowadzonych prac i projektów.

Integracje

Poza niezawodnym i stabilnym funkcjonowaniem, system ERP musi jednocześnie udostępniać opcję integracji. W konsekwencji, użytkownicy mogą dodawać funkcjonalne aplikacje i usługi, w zależności od bieżących priorytetów. System ERP staje się wtedy prawdziwym centrum zarządzania przedsiębiorstwem, gwarantując doskonały przepływ informacji pomiędzy działami, szybkie reagowanie na potrzeby konsumentów oraz pełne bezpieczeństwo.

Nowoczesny system ERP powinien być inwestycją długoterminową. Początkowy koszt wdrożenia szybko zostaje zwrócony za pomocą wygenerowanych oszczędności. Użytkownicy płacą bowiem tylko za te rozwiązania, które zostały rzeczywiście wdrożone, a pełna kontrola nad obszarami przedsiębiorstwa przekłada się na finalną satysfakcję kontrahentów.

Profesjonalny system ERP zapewnia przedsiębiorstwu stabilność działania, niezależnie od zewnętrznych dostawców. Nowoczesne narzędzia IT są bowiem niezbędnym elementem każdej odpowiedzialnej firmy.

Case Study. Erpick - Intuicyjny system zarządzania zadaniami i czasem pracy

W dzisiejszym środowisku biznesowym, efektywne zarządzanie zadaniami i czasem pracy jest podstawowym czynnikiem sukcesu każdej organizacji. Często jednak dostępne na rynku systemy ERP charakteryzują się złożonością i nadmiarem funkcji, które są zbędne dla wielu firm. W PESI sami doświadczyliśmy tego problemu - zewnętrzne systemy ERP oferowały rozbudowane pakiety, gdzie dostęp do jednej, kluczowej funkcji wiązał się z koniecznością zakupu pakietu zawierającego wiele niepotrzebnych modułów. W odpowiedzi na to wyzwanie, wychodząc naprzeciw naszym własnym potrzebom oraz rosnącemu zapotrzebowaniu rynku na spersonalizowane rozwiązania IT, stworzyliśmy Erpick - autorski system klasy ERP, zaprojektowany z myślą o usprawnieniu przepływu pracy, zwiększeniu przejrzystości projektów i podniesieniu produktywności zespołów poprzez dostarczenie jedynie istotnych funkcjonalności i eliminację zbędnej złożoności. System Erpick jest projektowany z możliwością dostosowania do specyficznych potrzeb danego biznesu.

Celem wdrożenia Erpick w PESI, a następnie udostępnienia go innym firmom, jest dostarczenie intuicyjnego narzędzia, które zaspokaja najważniejsze potrzeby w zakresie organizacji pracy, planowania zasobów i monitorowania postępów, eliminując jednocześnie zbędną złożoność często spotykaną w rozbudowanych systemach. System został zaprojektowany tak, aby można go było dostosować do indywidualnych potrzeb firmy.

Erpick oferuje szereg funkcji, które wspierają efektywne zarządzanie zadaniami i czasem pracy:

• Hierarchiczna struktura pracy: System umożliwia logiczną organizację pracy poprzez definiowanie projektów, które można dzielić na mniejsze sekcje lub etapy. Pozwala to na przejrzyste przypisywanie zadań do konkretnych obszarów działalności firmy, ułatwiając planowanie, delegowanie i monitorowanie postępów.
• Zintegrowane śledzenie czasu pracy: Wbudowany mechanizm pozwala użytkownikom na precyzyjne mierzenie czasu poświęconego na realizację poszczególnych zadań przypisanych do projektów. Funkcja ta dostarcza danych niezbędnych do analizy efektywności, szacowania kosztów projektów oraz dokładnych rozliczeń czasu pracy.
• Zarządzanie harmonogramem i statusami: Platforma oferuje funkcjonalność przypisywania konkretnych terminów realizacji (dat) do poszczególnych zadań. Dodatkowo, użytkownicy mogą łatwo oznaczać statusy specjalne, takie jak praca zdalna czy zaplanowany urlop, co wspiera efektywne planowanie zasobów i zapewnia przejrzystość w organizacji pracy zespołu.
• Widoki zadań: Aby zapewnić maksymalną wygodę i dopasowanie do preferencji użytkownika, system oferuje różne widoki przypisanych zadań i ich statusów. Dostępne są: przejrzysta lista zadań 'to-do', szczegółowa tabela z dodatkowymi informacjami oraz wizualny kalendarz, ułatwiające zarówno codzienne zarządzanie pracą, jak i strategiczne planowanie.
• Nieograniczona liczba użytkowników: System został zaprojektowany bez sztucznych ograniczeń dotyczących liczby kont pracowników, które można dodać. Umożliwia to swobodne skalowanie platformy wraz z rozwojem organizacji, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów licencyjnych za każdego nowego użytkownika.
• Eksport danych do CSV: Platforma zawiera prostą i szybką funkcjonalność eksportu szczegółowych danych o zadaniach oraz możliwość generowania zbiorczych raportów (np. podsumowanie projektów i zadań realizowanych w danym miesiącu) do uniwersalnego formatu CSV. Ułatwia to dalszą analizę danych w zewnętrznych narzędziach oraz archiwizację.
• Nadzór menedżerski i elastyczne uprawnienia: Osoby pełniące role zarządzające posiadają możliwość łatwego wglądu w zadania przypisane członkom swoich zespołów oraz monitorowania postępów ich realizacji. System oferuje również elastyczne zarządzanie poziomami dostępu (uprawnieniami) do poszczególnych modułów, funkcji i danych, które można precyzyjnie dostosować do roli i zakresu odpowiedzialności danego użytkownika.
• Prostota i ergonomia: Dużą zaletą systemu jest celowe unikanie nadmiarowych, rzadko używanych funkcji. Koncentruje się na dostarczaniu niezbędnych narzędzi do zarządzania zadaniami i czasem w przejrzystej, spójnej i łatwej do opanowania formie. Przekłada się to na skrócenie czasu potrzebnego na wdrożenie i zwiększenie komfortu oraz efektywności codziennego użytkowania.
• Elastyczne zarządzanie obecnością: System umożliwia efektywne zarządzanie obecnością pracowników, w tym rejestrowanie i planowanie urlopów, dni wolnych, pracy zdalnej oraz pracy stacjonarnej. Funkcjonalność ta była dla nas kluczowa i trudno było znaleźć system, który oferowałby ją w przystępnej cenie i bez zbędnych dodatków.
• Pełna kontrola nad danymi dzięki instalacji on-premise: Erpick instalowany jest na serwerze firmowym klienta. Jest to ważne, ponieważ zapewnia pełną kontrolę nad danymi, w tym bezpośredni dostęp do logów serwera i bazy danych. Gwarantuje to maksymalne bezpieczeństwo i autonomię w zarządzaniu informacjami.

Wdrożenie Erpick przynosi szereg korzyści:

Dla organizacji:

• Znacząca poprawa organizacji pracy zespołowej i komunikacji wewnętrznej.
• Zwiększenie przejrzystości statusu realizowanych zadań i całych projektów.
• Uzyskanie dokładnych i wiarygodnych danych na temat wykorzystania czasu pracy i rzeczywistej efektywności.
• Usprawnienie procesów raportowania zarządczego i rozliczeń projektowych.
• Pełna skalowalność systemu wraz ze wzrostem firmy oraz wzmocniona kontrola nad dostępem do firmowych informacji.
• Eliminacja kosztów związanych z zakupem rozbudowanych pakietów oprogramowania, zawierających niepotrzebne funkcje.
• Usprawnienie zarządzania obecnością pracowników, w tym urlopami, dniami wolnymi, pracą zdalną i stacjonarną. Dla nas w PESI, możliwość elastycznego zarządzania pracą zdalną i stacjonarną była kluczowa, a Erpick umożliwił nam to w prosty i efektywny sposób.

Dla pracowników:

• Intuicyjne i wygodne narzędzie do zarządzania własnymi zadaniami, ustalania priorytetów i śledzenia terminów.
• Łatwy wgląd we własny harmonogram pracy, zaplanowane urlopy czy okresy pracy zdalnej.
• Prosty, szybki i nieabsorbujący sposób na rejestrację czasu pracy poświęconego na konkretne zadania.
• Zwiększona klarowność co do oczekiwań, postępów w realizacji zadań i przepływu informacji w zespole.
• Prosty sposób zgłaszania i planowania nieobecności oraz pracy zdalnej.

Erpick to efektywne rozwiązanie, które z powodzeniem wdrożyliśmy w PESI. Jesteśmy przekonani, że jest to również doskonałe rozwiązanie dla innych firm, działów i zespołów, które potrzebują solidnego, niezawodnego narzędzia do zarządzania zadaniami i czasem pracy, ceniąc sobie jednocześnie prostotę obsługi, brak zbędnej złożoności oraz możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb. Dzięki skupieniu na najważniejszych funkcjach, wysokiej ergonomii interfejsu, elastyczności konfiguracyjnej i nieograniczonej skalowalności, platforma stanowi praktyczne wsparcie w codziennej organizacji pracy, przyczyniając się bezpośrednio do zwiększenia produktywności, transparentności i efektywności działań w całej firmie.

Chcesz usprawnić zarządzanie w swojej firmie? Umów się na niezobowiązujące spotkanie, a my pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie.